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14 mai 2018 / michelschweizer

Partager un document qui sera, sans doute, modifié

Bonjour,

La formation des utilisateurs est la condition sine qua non de la réussite de l’emploi de l’outil informatique (n’importe quel outil d’ailleurs). C’est aussi (et, j’ose écrire, tout spécialement) le cas dans l’enseignement car les collègues devraient pouvoir conseiller les élèves pour l’emploi pertinent de l’outil informatique.

Imaginons un document qui doit être envoyé à un certain nombre de personnes. La solution apprise et appliquée pendant les dix dernières années consiste à créer un document avec son traitement de texte préféré et à en faire une copie au format .pdf (afin que toutes les personnes recevant le document puissent en prendre connaissance, quelque soit l’outil informatique qu’elles utilisent).

Ça marche bien mais ça devient compliqué lorsqu’il faut envoyer une deuxième version, puis une troisième puis une quatrième. On finit – tant pour l’émetteur que les destinataires – à ne plus savoir où on en est.

Une solution simple et efficace passe par un document partagé, en lecteur seule (les destinataires n’ont pas la possibilité technique de modifier).

iCloud permet de faire ça. Je peux travailler sur mon Mac, mon appareil iOS mais aussi depuis la version web des applications (Pages, Keynote, Numbers) qui se trouve sur iCloud.com.

Une fois mon document prêt, je choisis de le partager uniquement en lecture seule. J’obtiens un lien que j’envoie par courrier électronique aux destinataires. Si je dois modifier le document et que mes destinataires savent qu’ils doivent consulter le document jusqu’à, par exemple, un jour avant le début de l’événement, j’évite de devoir envoyer un nouveau courrier électronique avec une nouvelle pièce jointe.

Bien à vous!

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